E-mail – Aviso de Vencimento e Cobrança

O sistema Winthor possui uma importante ferramenta para o Departamento Financeiro que auxilia
os usuários responsáveis por realizar as cobranças dos títulos junto aos clientes e a realizarem a
cobrança de forma mais eficiente. A rotina possui também um alerta de vencimento para o cliente
não esquecer de efetuar o pagamento do boleto em dia, evitando cobrança de multa e juros.

A ferramenta responsável pelo envio dos e-mails de alerta de vencimento e cobrança de títulos
vencidos, é a rotina 1213. Com uma simples parametrização da conta de e-mail e os layouts das
cartas enviadas, é possível enviar os e-mails para os clientes.

Observação: Antes de iniciar a configuração, será necessário solicitar ao setor responsável as
permissões de acesso para editar configurações de e-mail e alteração de layout das cartas a
serem enviadas. Solicitar ao T.I. os dados da conta que irá realizar o envio dos e-mails.

1. Primeiro passo é a configuração da conta de e-mail que irá realizar o envio dos e-mails. Para
configurar, clique no botão “Extras” e depois em “Configurar e-mail para envio”. Na tela que
irá abrir, informe os dados da conta de e-mail como: Nome, E-mail, Senha, Servidor SMTP,
Porta e Protocolo TLS. Confirme as informações para salvar.

2. Segundo passo é a inclusão das faixas de atraso e vencimento dos títulos. O sistema possui
até três layouts de cartas que deverão ser configurados.

 Para criar as faixas, clique no botão “Extras” e depois em “Definir faixas de
atraso/vencimento”;
 Na tela seguinte clique no botão “Incluir”;
 Informe o início e fim do intervalo: informe o número de dias de vencimento. Exemplo de
1 a 5 dias.
-Informe o Tipo de Geração: E-mail – será enviado apenas o e-mail para o cliente; E-mail e
Carta: Será enviado o e-mail e impresso uma carta;
-Informe se você quer que o sistema envie o boleto do cliente em anexo;
-Informe o Tipo de Faixa: Atraso – Será enviado e-mail para os títulos vencidos; Aviso de
Vencimento – Será enviado e-mail para os clientes que tem títulos a vencer.
 Alteração dos layouts – Para editar o layout dos modelos a serem enviados, clique no
botão ao lado do nome do layout. Irá abrir uma tela de edição do relatório. Caso tenha
dificuldades na edição, sugerimos que procure o departamento de T.I. da empresa ou
nossa consultoria especializada para editar o layout da carta a ser enviada para o cliente.
O layout deve ser configurado na ferramenta Report Builder (ferramenta de relatórios do
Winthor).

3. Para configurar os layouts para as demais faixas, siga os passos do item 2. Podem ser
configuradas várias faixas conforme a necessidade da empresa. Para cada faixa é definido um
layout diferente (limitado a 3).

4. O sistema grava internamente o controle de envio de e-mails, para não enviar o mesmo e-
mail para o cliente dentro da mesma faixa.
Exemplo: foram criadas duas faixas:
Faixa 1 – de 1 a 3 dias de vencimento.
Faixa 2 – de 4 a 7 dias de vencimento.
Então, no primeiro dia de vencido o sistema irá enviar o e-mail com o modelo 1 para os clientes
que tem títulos vencidos entre 1 e 3 dias.
O cliente que recebeu e-mail da faixa 1 irá receber e-mail de cobrança novamente caso ele não
pague dentro dos 3 dias e pule para a segunda faixa, que será de 4 a 7 dias.
Este controle evita que o cliente receba e-mail de cobrança todos os dias.

Caso a empresa queira que o cliente receba e-mails todos os dias, as faixas deverão ser criadas
com intervalos de 1 dia. Exemplo: 1 a 1, 2 a 2, 3 a 3 e assim por diante. Desta forma o cliente que
não pagar, irá receber e-mails todos os dias.

Quer aprender como configurar o Aviso de Vencimento e Cobrança no sistema Winthor? Entre em contato (31) 3198-4393

topo