Obrigação da guarda dos XML’s destinados a contribuintes

O emitente da NF-e deverá obrigatoriamente manter por um período mínimo de 5 anos os arquivos eletrônicos da NF-e destinados a ele, bem como emitidos por ele, sob pena de MULTA que pode chegar a MIL REAIS por documento – lembrando esta legislação pode variar de acordo com cada estado da Federação. Vale lembrar ainda que o prazo de 5 anos pode ser estendido por mais 5 anos, caso o contribuinte sofra algum tipo de fiscalização acerca dos documentos fiscais.

Por isso, se faz necessário uma boa gestão desses arquivos. O contribuinte precisa então de um meio que permita a ele acesso fácil e rápido aos documentos eletrônicos. Em uma possível fiscalização poderá ser necessária a entrega de vários arquivos e estes de períodos diferentes. Portanto, com o auxílio de uma ferramenta de gestão, o trabalho se torna mais rápido e assertivo.

Através da ferramenta do NF-e Mais, é possível realizar vários filtros para o acesso aos arquivos XML bem como a reimpressão do DANFE. Existem também formas de exportação de documentos em massa, agilizando o processo de obtenção destes. O NF-e Mais possui uma integração nativa ao ERP Winthor que permite a gestão da entrada de notas, nela o usuário pode visualizar por exemplo se uma nota destinada a ele já teve sua entrada realizada no Winthor.

Vale lembrar que nossa ferramenta, foi reformulada para trabalhar seguindo as diretrizes da nova Lei de Proteção de Dados (LGPD), que entrará em vigor no dia 15 de agosto de 2020.

Por manipular documentos fiscais, que por ventura possuam dados sensíveis tais como CPF, e-mail ou endereço devemos seguir as normas da nova lei, isso porque ela prevê multas pesadas ao contribuinte que não se adequar a tais normas. Enfim, com o NF-e Mais, o contribuinte conta com agilidade, gestão de documentos, redução de custos operacionais, segurança de dados e atendimento a legislação.